Om vacatures op de website te publiceren en sollicitaties vanaf de recruitmentsite in een systeem te zetten zijn er data-koppelingen vereist, afhankelijk van de mogelijkheden die de recruitmentsoftware biedt.
De volgende ATS koppelingen komen voor voor vacatures en sollicitaties:
- Datafeed (XML / JSON)
- API
- Embed sollicitatieformulier
- Extern sollicitatieformulier
Koppeling vacaturebeheer
Vacatures kunnen in verschillende systemen beheerd worden: direct in het Content Management System (CMS) van de recruitment website of in een Applicant Tracking System (ATS).
Belangrijk is dat de vacature-informatie en eigenschappen gestructureerd zijn als aparte data-onderdelen zodat deze goed gescheiden gebruikt kunnen worden op de website.
ATS koppeling
Wanneer er Recruitment Software zoals een Applicant Tracking System (ATS) gebruikt wordt voor het beheren van vacatures en sollicitaties dan wil je de vacature-informatie uit het ATS ontsluiten, via een data feed zoals XML of JSON.
De vereisten aan de recruitmentsite bij gebruik ATS zijn:
- De website moet vacature-informatie uit het ATS kunnen ontsluiten, importeren en updaten (publiceren, verwijderen en aanpassen van vacature-informatie).
- Vacatures moeten op basis van een regelmatige interval bijgewerkt worden. Bijvoorbeeld elk uur.
Koppeling sollicitaties
Sollicitaties kunnen vanaf de website met het sollicitatieformulier. De sollicitatiegegevens kunnen vervolgens naar een achterliggend ‘systeem’ verstuurd worden vanaf de website, zoals een e-mailadres of Applicant Tracking System (ATS).
Koppeling met e-mail
Het sollicitatieformulier op de recruitmentsite moet de sollicitatiegegevens versturen naar voor de vacature specifieke e-e-mailadressen.
Koppeling met ATS
Om sollicitatiegegevens direct in het ATS te plaatsen zijn er verschillende mogelijkheden, afhankelijk van de mogelijkheden van het ATS. Elke wijze van koppelen met het ATS stelt eisen aan een ATS. Houd hier dus ook rekening mee in het bepalen van de eisen voor een ATS.
De volgende mogelijke recruitmentsite koppelingen kunnen voorkomen:
- API
- Embed sollicitatieformulier
- Extern sollicitatieformulier
API koppeling
Via een API koppeling kunnen sollicitatiegegevens direct in het ATS geplaatst worden. Het ATS biedt de API koppeling. De recruitmentsite moet verbinding maken met de API en de gewenste sollicitatiegegevens in het ATS plaatsen.
Dit biedt meer flexibiliteit maar heeft ook bijkomende impact op de eisen voor de recruitmentsite:
- Er is een koppeling met de API van het ATS
- Sollicitatieformulieren moeten op de website aangeboden en beheerd worden.
- Er is een fall-back oplossing voor niet beschikbaar zijn van de API.
Embed sollicitatieformulier
De ATS leverancier biedt het sollicitatieformulier aan. Het sollicitatieformulier kan embed worden op de recruitmentsite, bijvoorbeeld met Javascript code.
Dit biedt minder flexibiliteit, vraagt meer van het ATS, maar heeft minder impact op de recruitmentsite:
- Externe formulieren moeten met Javascript embed kunnen worden
- De recruitmentsite kan (mogelijke) variabelen aan het formulier (embed) doorgeven.
- Sollicitatieformulieren worden in ATS beheerd.
Extern sollicitatieformulier
Biedt de ATS leverancier een formulier aan dat niet embed kan worden dan wordt er vanuit vacatures enkel verwezen naar het sollicitatieformulier van het ATS.
- De recruitmentsite moet vanaf vacatures linken naar het juiste sollicitatieformulier bij het ATS
- Sollicitatieformulieren worden in het ATS beheerd.
Er zijn ATS oplossingen waarbij de sollicitatiegegevens door het versturen van een e-mail in het ATS geplaatst kunnen worden. De recruitmentsite moet in dat geval de benodigde sollicitatiegegevens naar het juiste e-mailadres sturen.
De sollicitatieformulieren worden in dit geval beheerd via de recruitmentsite.
